由于大多數(shù)新的ECM部署已轉(zhuǎn)移到云環(huán)境，文檔存儲(chǔ)的版本控制已不再是 IT 優(yōu)先事項(xiàng)。因此，業(yè)務(wù)優(yōu)先級(jí)推動(dòng)了版本控制需求，而不是 IT 團(tuán)隊(duì)，盡管他們直接參與 ECM 采購(gòu)和部署。

對(duì)于簡(jiǎn)單的協(xié)作文檔，保留最后 50 或 500 個(gè)副本是可行的。然而，組織經(jīng)常忽略他們應(yīng)該將每個(gè)版本保留多長(zhǎng)時(shí)間，并且某些迭代比其他迭代更重要。組織應(yīng)將版本控制視為一種工具，而不僅僅是啟用的功能。

文檔版本控制示例

內(nèi)容團(tuán)隊(duì)可以采用多種方法來(lái)控制文檔版本。每種方法都對(duì)應(yīng)于特定的業(yè)務(wù)需求，組織通常會(huì)根據(jù)不同的業(yè)務(wù)需求使用多種方法。

以下五個(gè)高級(jí)策略適合大多數(shù)業(yè)務(wù)案例。

自動(dòng)保存平衡行為。一個(gè)基本的、增量的版本控制方案對(duì)于仍然必須完成的內(nèi)容是有意義的——尤其是具有多個(gè)編輯器的內(nèi)容。

迭代文檔。文檔通常有自己的版本控制方案或與外部編號(hào)系統(tǒng)的關(guān)聯(lián)。員工可以使用主要版本(1.0、2.0 等)和次要版本(2.0、2.1 等)來(lái)查看哪些迭代與編輯過(guò)程的哪些狀態(tài)相關(guān)。

組織經(jīng)常使用次要版本來(lái)迭代草稿，而主要版本代表最終的批準(zhǔn)文件。之后，內(nèi)容團(tuán)隊(duì)可以清除次要副本，這些次要副本在主要版本發(fā)布時(shí)變得無(wú)關(guān)緊要。

受控文檔。對(duì)于受控文件，組織擁有一份正式版本的文件。即使一個(gè)較新，其他所有副本要么是草稿，要么是歷史記錄。當(dāng)批準(zhǔn)的版本成為當(dāng)前版本時(shí)，內(nèi)容團(tuán)隊(duì)可以將其放置在一個(gè)中心位置，它成為未來(lái)的事實(shí)來(lái)源。內(nèi)容團(tuán)隊(duì)?wèi)?yīng)保留這些副本的歷史記錄，以在出現(xiàn)有關(guān)過(guò)去狀態(tài)的問(wèn)題時(shí)顯示每個(gè)版本何時(shí)有效。

雖然這種方法類似于迭代文檔，但受控文檔只有一個(gè)正式版本的位置，并存檔以前的正式版本。這些方法也因生效日期而異，因?yàn)橐寻l(fā)布的版本在一段時(shí)間內(nèi)仍然有效。如果內(nèi)容團(tuán)隊(duì)在特定時(shí)間知道哪個(gè)是官方的，則此版本控制可以幫助進(jìn)行審計(jì)跟蹤。

標(biāo)簽。在這種情況下，內(nèi)容團(tuán)隊(duì)可以標(biāo)記特定版本以表示狀態(tài)和相關(guān)性。這種方法使人們能夠在編輯過(guò)程中找到特定狀態(tài)的特定版本。

雖然“已批準(zhǔn)”、“原始”和“當(dāng)前”是顯而易見(jiàn)的標(biāo)簽，但其他命名約定可能有用。例如，團(tuán)隊(duì)可能會(huì)使用“CEO 評(píng)論”來(lái)跟蹤 CEO 給出具體指導(dǎo)的文檔。標(biāo)簽還可以標(biāo)記文檔的關(guān)鍵變體。如果 HR 政策適用于特定國(guó)家/地區(qū)的員工，則 HR 部門可以標(biāo)記文檔以指定該位置。特定標(biāo)簽可以確保內(nèi)容團(tuán)隊(duì)不會(huì)錯(cuò)誤地清除有用的舊文檔。

清除舊版本。此示例是大多數(shù)版本控制方法的一部分。舊草案對(duì)組織缺乏價(jià)值，未經(jīng)批準(zhǔn)或非官方的聲明可能會(huì)失去背景并引起混亂。

即使對(duì)于協(xié)作內(nèi)容，內(nèi)容團(tuán)隊(duì)也應(yīng)確定是否必須隨時(shí)保留所有草稿。組織可以從處理過(guò)時(shí)和不必要的文檔并知道要保留哪些舊版本的策略中受益。標(biāo)簽和主要版本控制也在這里發(fā)揮作用。如果 ECM 系統(tǒng)不支持這些功能，內(nèi)容團(tuán)隊(duì)可以將關(guān)鍵版本從工作目錄移到已發(fā)布或存檔的位置。

并非每種類型的文檔都可以放入特定的存儲(chǔ)桶中。有時(shí)，內(nèi)容團(tuán)隊(duì)需要一種混合方法。然而，當(dāng)這些團(tuán)隊(duì)了解不同文檔類型的目的時(shí)，他們可以確定正確的版本控制方法。

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